سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات
المحتويات:
• المقدمة
• النطاق
• المخالفات
• الضمانات
• إجراءات الإبلاغ عن مخالفة
• معالجة البلاغ
• ملحق: نموذج إبلاغ عن المخالفة
1 - مقدمة
توجب سياسة وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات (ويشار إليها فيما بعد بـ "السياسة") لمؤسسة عبدالمنعم الراشد الإنسانية (ويشار إليها فيما بعد بـ"المؤسسة") على أعضاء مجلس الأمناء والمدير التنفيذي وموظفي ومتطوعي المؤسسة، الالتزام بمعايير عالية من الأخلاق الشخصية أثناء العمل وممارسة واجباتهم ومسؤولياتهم. وتضمن هذه السياسة أن يتم الإبلاغ في وقت مبكر عن أي مخالفة أو خطر جدي أو سوء تصرف محتمل قد تتعرض له المؤسسة أو أصحاب المصلحة أو المستفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب. كما يجب على كافة من يعمل لصالح المؤسسة مراعاة قواعد الصدق والنزاهة أثناء أداء مسؤولياتهم والالتزام بكافة القوانين واللوائح المعمول بها.
تهدف هذه السياسة إلى تشجيع كل من يعمل لصالح المؤسسة للإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات وطمأنتهم إلى أن القيام بهذا الأمر آمن ومقبول ولا ينطوي على أي مسؤولية.
2- النطاق
تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح المؤسسة سواء كانوا أعضاء مجلس أمناء أو مسؤولين تنفيذيين أو موظفين أو متطوعين أو مستشارين بصرف النظر عن مناصبهم في المؤسسة وبدون أي استثناء. ويمكن أيضا لأي من أصحاب المصلحة من مستفيدين أو شركاء وغيرهم الإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات.
3- المخالفات
تشمل الممارسات الخاطئة أي مخالفات جنائية أو مالية أو الإخلال بأي التزامات قانونية أو تشريعية أو متطلبات تنظيمية داخلية أو تلك التي تشكل خطرًا على الالتزام أو السلامة المالية.
وتشمل المخالفات التي يتوجب الإبلاغ عنها، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:
• السلوك غير القانوني (بما في ذلك الرشوة أو الفساد) أو سوء التصرف
• سوء التصرف المالي (بما في ذلك ادعاء النفقات الكاذبة، إساءة استخدام الأشياء القيمة، عمليات غسيل الأموال أو دعم الجهات المشبوهة)
• عدم الإفصاح عن حالات تعارض المصالح (مثل استخدام شخص منصبه في المؤسسة لتعزيز مصالحه الخاصة أو مصالح الآخرين فوق مصلحة المؤسسة)
• إمكانية الاحتيال (بما في ذلك إضاعة أو إخفاء أو إتلاف الوثائق الرسمية)
• الجرائم الجنائية المرتكبة أو التي يتم ارتكابها أو التي يحتمل ارتكابها أيا كان نوعها
• عدم الالتزام بالسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخلية أو تطبيقها بصورة غير صحيحة
• الحصول على منافع أو مكافآت غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غير مبررة
• الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية
• التلاعب بالبيانات المحاسبية
• تهديد صحة الموظفين وسلامتهم
• انتهاك قواعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي
• سوء استخدام الصلاحيات أو السلطات القانونية
• مؤامرة الصمت والتستر فيما يتعلق بأي من المسائل المذكورة أعلاه.
4. الضمانات
تهدف هذه السياسة إلى إتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح المؤسسة للبلاغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضهم للانتقام أو الإيذاء نتيجة لذلك. وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته أو منصبه أو مكانته الاجتماعية في المؤسسة ولأي شكل من أشكال العقاب نتيجة قيامه بالإبلاغ عن أية مخالفة شريطة أن يتم الإبلاغ عن المخالفة بحسن نية وأن تتوفر لدى مقدم البلاغ معطيات اشتباه صادقة ومعقولة، ولا يهم إذا اتضح بعد ذلك أنه مخطئ.
ومن أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلّغ فإن هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ حال عدم رغبته في ذلك، ما لم ينصّ القانون على خلاف ذلك. وسيتم بذل كل جهد ممكن ومناسب للمحافظة على كتمان وسرية هوية مقدم البلاغ عن أي مخالفة، ولكن في حالات معينة يتوجب للتعامل مع أي بلاغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البلاغ، ومنها على سبيل المثال ضرورة كشف الهوية أمام أي محكمة مختصة. كما يتوجب على مقدم البلاغ المحافظة على سرية البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه لأي موظف أو شخص آخر ويتوجب عليه أيضا عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ. كما تضمن السياسة عدم إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة.
5- إجراءات الإبلاغ عن مخالفة
• يفضل الإبلاغ عن المخالفة بصورة مبكرة حتى يسهل اتخاذ الإجراء المناسب في حينه.
• على الرغم من أنه لا يطلب من مقدم البلاغ إثبات صحة البلاغ، إلا أنه يجب أن يكون قادرًا على إثبات أنه قدم البلاغ بحسن نية.
• يتم تقديم البلاغ عبر البريد الإلكتروني info@Abdulmonemfoundation.org
• العنوان البريدي: ص.ب 550 الرياض 11421
• أو الاتصال على 0112767676 أو 0135840004
6- معالجة البلاغ
يعتمد الإجراء المتخذ بخصوص الإبلاغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها، إذ قد تتطلب بعض المخالفات إجراء مراجعة غير رسمية أو تدقيق داخلي أو تحقيق رسمي. ويتم اتباع الخطوات التالية في معالجة أي بلاغ:
• يقوم رئيس مجلس الأمناء بالمؤسسة عند استلام البلاغات بإطلاع نائب رئيس مجلس الأمناء والمدير التنفيذي للمؤسسة (إذا لم يكن البلاغ موجهًا ضد الأخير) على مضمون البلاغ خلال أسبوع من استلام البلاغ.
• يتم إجراء مراجعة أولية لتحديد ما إذا كان البلاغ يتوجب إجراء تحقيق والشكل الذي يجب أن يتخذه. ويمكن حل بعض البلاغات بدون الحاجة لإجراء تحقيق.
• يتم تزويد مقدم البلاغ خلال 10 أيام بإشعار استلام البلاغ ورقم هاتف للتواصل.
• إذا تبين أن البلاغ يستند إلى معطيات معقولة ومبررة يتم إحالة البلاغ إلى نائب رئيس مجلس أمناء المؤسسة للتحقيق في البلاغ وإصدار التوصية المناسبة.
• يجب على نائب رئيس مجلس أمناء المؤسسة الانتهاء من التحقيق في البلاغ وإصدار التوصية خلال عشرة أيام عمل من تاريخ إحالة البلاغ.
• يرفع نائب رئيس مجلس الأمناء توصياته الى رئيس المجلس للمصادقة والاعتماد.
• يتم تحديد الإجراءات التأديبية المترتبة على المخالفة وفق السياسة الداخلية وقانون العمل ساري المفعول
• متى كان ذلك ممكنا، يتم تزويد مقدم البلاغ بمعطيات عن أي تحقيق يتم إجراؤه. ومع ذلك، لا يجوز إعلام مقدم البلاغ بأي إجراءات تأديبية أو غيرها مما قد يترتب عليه إخلال المؤسسة بالتزامات السرية تجاه شخص آخر.
• تلتزم المؤسسة بالتعامل مع الإبلاغ عن أي مخالفة بطريقة عادلة ومناسبة، مع ضمان انسجام طريقة معالجة البلاغ مع رغبات مقدم البلاغ.
ملحق نموذج إبلاغ عن مخالفة
معلومات مقدم البلاغ (يمكن عدم تعبئة الجزء إذا لم يرغب مقدم البلاغ بكشف هويته)
الاسم:
المسمى الوظيفي:
الإدارة / الفرع: :
رقم الهاتف:
البريد الإلكتروني:
معلومات مرتكب المخالفة
الاسم:
المسمى الوظيفي:
الإدارة / الفرع
رقم الهاتف
البريد الإلكتروني
معلومات الشهود (إن وجدوا و بالإمكان إرفاق ورقة إضافية في حالة وجود أكثر من شاهد)
الاسم:
المسمى الوظيفي:
الإدارة / الفرع:
رقم الهاتف:
البريد الإلكتروني:
- التفاصيل
- طبيعة ونوع المخالفة
- تاريخ ارتكاب المخالفة
- تاريخ العلم بالمخالفة
- مكان حدوث المخالفة
- بيانات ومستندات تثبت ارتكاب المخالفة
- أسماء أشخاص آخرين اشتركوا في ارتكاب المخالفة
- أية معلومة أو تفاصيل أخرى
- تاريخ تقديم البلاغ